Projectmanagement dienstverlening: 5 tools op een rij

De volgorde hierboven kijkt naar wat een dienstverlener nodig heeft: zicht op uren, grip op klantcommunicatie en een prijs die met het team meebeweegt. Hieronder de criteria, de kosten en de valkuilen.

Waar je op let bij het kiezen

Een dienstverlener verkoopt tijd, niet producten. Dat maakt drie dingen belangrijker dan bij andere sectoren.

Ten eerste zicht op declarabele uren. Zonder tijdregistratie in dezelfde tool waarin het werk staat, boek je uren achteraf uit het hoofd en klopt je nacalculatie niet. ClickUp en Wrike lossen dit standaard op. Bij Asana betaal je er fors voor bij, want je moet dan naar Advanced op 22,99 euro per gebruiker per maand. Voor een bureau van tien mensen scheelt dat ruim 125 euro per maand ten opzichte van Starter, puur voor tijdregistratie.

Ten tweede samenwerking met opdrachtgevers. Bureaus die klanten in een gedeelde omgeving trekken, verliezen minder tijd aan mailwisselingen en versiebeheer. Basecamp is hier het scherpst geprijsd omdat gasten gratis zijn, met een apart message board voor besluiten. Wrike pakt het anders aan met proefdrukken en goedkeuringen op afbeelding, video en pdf, wat vooral voor creatieve teams scheelt.

Ten derde bezettingsgraad. Je wilt weten wie volgeboekt zit voordat je de volgende opdracht aanneemt. Asana toont dit in een werklastweergave, Wrike in resourceplanning, ClickUp in werklastbeheer met tijdsinschattingen. Bij Wrike en ClickUp zit die functie wel in het hogere pakket.

Een vierde punt is instroom van aanvragen. Formulieren die van een klantverzoek automatisch een taak of project maken, voorkomen dat werk in iemands mailbox blijft hangen. Wrike, Asana en Smartsheet bieden dat alle drie.

Wat kost het

De instaptarieven per gebruiker per maand:

• ClickUp Unlimited: 6,44 euro bij jaarbetaling, omgerekend uit 7 dollar, inclusief tijdregistratie. Business kost 11,04 euro.
• Smartsheet Pro: 8,28 euro bij jaarbetaling, omgerekend uit 9 dollar, voor 1 tot 10 gebruikers. Business kost 17,48 euro.
• Wrike Team: 9,20 euro bij jaarbetaling, omgerekend uit 10 dollar, voor 2 tot 15 gebruikers. Business met proefdrukken en resourceplanning kost 23 euro.
• Asana Starter: 10,11 euro bij jaarbetaling, omgerekend uit 10,99 dollar. Advanced met doelen, portfolio’s en tijdregistratie kost 22,99 euro.
• Basecamp Pro: 13,80 euro per gebruiker per maand, omgerekend uit 15 dollar. Pro Unlimited kost 275,08 euro per maand bij jaarbetaling voor onbeperkt gebruikers, omgerekend uit 299 dollar.

Dat laatste model is interessant zodra je team groeit. Bij twintig gebruikers is Pro Unlimited al goedkoper dan Pro per gebruiker, en de prijs blijft daarna gelijk. Bij vijf mensen is het juist onnodig duur. Op ClickUp, Wrike, Asana en Basecamp reken je af in dollars, Smartsheet biedt meerdere valuta waaronder euro.

Hoe je het per teamgrootte bekijkt

Bij een bureau van twee tot vier mensen weegt de prijs per gebruiker het zwaarst en is bezettingsplanning nog overzichtelijk in je hoofd. ClickUp Unlimited op 6,44 euro per gebruiker per maand levert dan de meeste waarde, omdat tijdregistratie er al in zit. Wrike Team begint bij twee gebruikers en is een alternatief als je nu al met gantt wilt werken.

Tussen vijf en vijftien mensen ontstaat het echte planningsprobleem: wie zit vol, wie heeft ruimte, en kunnen we die opdracht in september nog aannemen. Dan wordt de stap naar Wrike Business of ClickUp Business verdedigbaar, want resourceplanning en werklastbeheer zitten in die pakketten. Let op dat Wrike Team bij vijftien gebruikers stopt.

Boven de twintig mensen kantelt de rekensom bij Basecamp, omdat Pro Unlimited een vast maandbedrag rekent ongeacht het aantal gebruikers. Je levert dan wel gantt-planning in, dus dat werkt alleen als je projecten niet op strakke volgordes leunen.

Veelgemaakte fouten

• Tijdregistratie als bijzaak behandelen. Voor een dienstverlener is dit de kern. Kies pas een tool nadat je hebt gecontroleerd in welk pakket urenregistratie zit.
• Klanten als volledige gebruiker toevoegen. Dat verdubbelt soms je licentiekosten. Kijk eerst naar de gastregeling.
• Alleen naar de vanafprijs kijken. Resourceplanning bij Wrike, werklastbeheer bij ClickUp en tijdregistratie bij Asana zitten allemaal in het tweede pakket.
• Elk team een eigen proces laten bouwen. ClickUp maakt aangepaste statussen per lijst mogelijk, maar als iedereen iets anders doet, kun je niet meer over projecten heen rapporteren.
• Nacalculatie overslaan. Uren registreren zonder ze achteraf tegen de offerte te leggen, levert geen inzicht op. Richt de rapportage in voordat het eerste project start.

Conclusie

Voor bureaus met vaste processen en creatieve opleveringen is Wrike de sterkste keuze, mits je accepteert dat proefdrukken en resourceplanning in Business zitten. Zoek je hetzelfde inzicht in uren tegen de laagste prijs, dan is ClickUp de logische kandidaat. Werk je veel samen met opdrachtgevers, dan verdient Basecamp aandacht vanwege de gratis gasten, zeker bij een groter team op Pro Unlimited. Asana past bij organisaties die vooral gebruiksgemak en werklastinzicht willen, en Smartsheet bij langlopende opdrachten met zware rapportage. Reken het door voor je echte teamgrootte en let goed op in welk pakket urenregistratie valt.