Beste samenwerksoftware voor het mkb: top 5

In het mkb ontstaat de vraag naar samenwerksoftware bijna altijd op hetzelfde moment: het aantal interne mails loopt uit de hand, bestanden circuleren in drie versies en niemand weet meer welke de laatste is. De verleiding is dan om snel iets nieuws te kopen. In de praktijk zit de eerste winst vaker in het beter gebruiken van wat je al betaalt. Hieronder lees je waar je op let, wat het kost en welke fouten je kunt overslaan.

Waar je op let bij het kiezen

Begin met inventariseren wat er al in huis is. Microsoft 365 en Google Workspace bevatten allebei chat, videovergaderingen en opslag. Betaal je al 6,07 euro per gebruiker per maand voor Microsoft 365 Business Basic, dan zit Teams daar gewoon in. Een losse chattool erbij kopen is dan een bewuste keuze, geen noodzaak.

Kijk daarna naar de taal van de interface. Microsoft Teams, Google Workspace en Zoom zijn Nederlandstalig. Slack, Zapier en Make niet. In een kantoortuin met hoogopgeleide gebruikers is dat zelden een blokkade, maar in bedrijven met productie, magazijn of buitendienst wel. Daar bepaalt de taal of mensen de tool daadwerkelijk gebruiken of terugvallen op WhatsApp.

Het derde punt is beheer en rechten. Bij tien gebruikers regel je dat handmatig, vanaf een stuk of dertig wil je structuur. Google Workspace heeft een beheerconsole voor gebruikers, apparaten en beveiligingsregels; Microsoft regelt dit via het Microsoft 365-beheercentrum. Slack biedt single sign-on en gebruikersprovisioning pas vanaf Business+ voor 15 euro per gebruiker per maand, wat het verschil met Pro meer dan verdubbelt.

Let ook op samenwerking met externe partijen. Werk je veel met freelancers, klanten of leveranciers, dan is dat een echt selectiecriterium. Slack Connect zet externen in een gedeeld kanaal, Teams heeft gasttoegang voor mensen buiten je organisatie en Zoom laat gasten zonder account in de browser meedoen.

Kijk tot slot naar opslag per gebruiker. Google Workspace Business Starter geeft 30 GB, Business Standard 2 TB voor 13,60 euro en Business Plus 5 TB voor 21,10 euro met Vault voor archivering en eDiscovery. Microsoft 365 Business Basic geeft 1 TB OneDrive, Teams Essentials slechts 10 GB. Bewaar je veel beeldmateriaal of tekeningen, dan is 30 GB binnen een jaar vol.

Wat kost het

Neem een team van twintig mensen als rekenvoorbeeld. Microsoft 365 Business Basic komt op 121,40 euro per maand, Slack Pro op 135 euro en Google Workspace Business Standard op 272 euro. Het verschil tussen de goedkoopste en de duurste optie is op jaarbasis ruim 1.800 euro, wat vooral in de opslag en de vergaderfuncties zit.

Wil je extra beveiliging rond vergaderingen, dan kost Microsoft Teams Premium 8,70 euro per gebruiker per maand als add-on, met vertaalde live-ondertiteling. Dat is alleen zinvol als je meertalig vergadert of vertrouwelijke sessies houdt.

Automatiseren staat los van het aantal gebruikers. Zapier Professional kost 18,39 euro per maand vanaf 100 taken en Team 63,48 euro met onbeperkt gebruikers en gedeelde app-verbindingen. Make is per handeling gunstiger: Core kost 8,28 euro per maand bij 10.000 credits, Teams 26,68 euro met meerdere teams en rollen. Beide aanbieders rekenen in dollars, dus de wisselkoers werkt door in je maandbedrag.

Veelgemaakte fouten

De grootste fout is dubbel betalen. Bedrijven kopen Zoom of Slack terwijl Meet of Teams al in het bestaande abonnement zit. Zet voor je tekent op een rij wat er in je huidige licenties zit.

Fout twee is licenties uitdelen aan iedereen. Bij per-gebruiker-modellen loopt dat hard op. Medewerkers die alleen deelnemen aan vergaderingen hebben geen eigen Zoom-licentie nodig, alleen de mensen die sessies plannen.

Fout drie is twee chatplatformen naast elkaar laten bestaan. Als de helft van het bedrijf in Teams zit en de andere helft in Slack, verlies je precies wat je wilde winnen. Kies er één en zet de andere binnen een vastgestelde periode uit.

Tot slot: onderschat de invoering niet. Een tool die niemand uitlegt, wordt een extra plek waar berichten verdwijnen. Spreek af waarvoor chat is, waarvoor mail is en waar bestanden staan, en leg dat op één pagina vast.

Conclusie

Voor de meeste mkb-bedrijven is Microsoft Teams via Microsoft 365 Business Basic voor 6,07 euro per gebruiker per maand het verstandigste vertrekpunt: Nederlandstalig, compleet en het voordeligst per gebruiker. Werkt je team volledig in de browser en deel je veel documenten, dan is Google Workspace Business Standard voor 13,60 euro beter, maar wel duurder. Slack is de keuze bij veel losse vakapplicaties, Zoom bij trainingen en webinars, en Zapier pas als je processen vaststaan.